Zostań mistrzynią organizacji

Zostań mistrzynią organizacji

Niemożliwe? A kto to powiedział? Ty sama, koleżanka lub twoja mama? Bo nigdy na nic nie masz czasu i z niczym nie możesz zdążyć?
/ 15.04.2008 15:42
Zostań mistrzynią organizacji
Talent trzeba mieć do wszystkiego, nawet do prowadzenia auta, szusowania na nartach czy uprawiania kwiatów. Nie zgadzasz się? Mówisz, że są to tylko umiejętności, a tych przecież można się nauczyć... Taaak? To dlaczego twoim ulubionym zdaniem jest: "Nie mam czasu"? Gospodarowanie czasem to taka sama umiejętność jak każda inna. Tego można, a nawet trzeba się nauczyć. Jak to zrobić? Warto skorzystać z doświadczenia specjalistów od zarządzania firmą. Oni wiedzą, jak z godziny wycisnąć aż... 60 minut, czyli jak być efektywnym w pracy, i dodam: także w domu.




– Metody stosowane przez szefów sprawdzą się nie tylko za biurkiem, ale też w kuchni, na zakupach, wyjeździe... – mówi Maciej Weinmann, konsultant zarządzania. – Wtedy domowe zadania stają się projektami. Trzeba określić, który jest ważny, i pomyśleć, jak go najefektywniej zrealizować. Czyli tak jak w pracy.

Dzień pod lupą
Zanim zostaniesz mistrzynią organizacji, prześwietl swój dzień. Bądź szczera, zapisuj wszystko: przerwy na kawę, pogaduszki, chwile spędzone na surfowaniu w internecie, a także ile minut spędziłaś na szukaniu kluczy, zakupach w warzywniaku czy oglądaniu telewizji. Może okazać się, że twój wypełniony po brzegi dzień jest dziurawy jak sito.
To nie koniec. Zapraszam na analizę tego, co zapisałaś. Zastanów się, czy dana czynność była konieczna, a czas przeznaczony na jej wykonanie adekwatny. Okazuje się wtedy, że wykonanie jakiegoś zadania zajęło ci wprawdzie dwie godziny, ale tak naprawdę poświęciłaś mu 45 minut. Resztę czasu zajęło ci telefonowanie, robienie kawy itp. Wiesz już którędy przecieka czas? Zatem to dobry moment, aby wprowadzić kilka zmian.

Zacznij od...
Bez wyznaczenia celu, priorytetów i zaplanowania dnia nie ma co marzyć o mistrzowskim tytule. Cele. Musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć, np. marzysz o podwyżce (określ kwotę), o nowych umiejętnościach (ale jakich?), safari w Afryce, zgubieniu kilku kilogramów. Określ te, które są najważniejsze – wybierz dwa, trzy. Wyznacz czas, w którym chcesz je osiągnąć (kilka miesięcy, lat). Pamiętaj o nich i często zadawaj sobie pytanie, czy to, co akurat robisz, przybliża cię do celu? Jeśli nie, nie podejmuj się zadania (naucz się mówić "nie"). Wyznaczenie celu porządkuje życie. Kiedy wiesz, co jest ważne, łatwiej podjąć decyzję, ocenić, czy coś "zaśmieca" twój czas (np. nie bierz udziału w kursach, które nic ci nie dają, nie trać czasu na czytanie niepotrzebnych informacji).

Planowanie.
Im więcej poświęcisz na to czasu, tym szybciej wykonasz jakieś zadanie. Zaplanuj, co będziesz robić następnego dnia i przez cały tydzień. Spotkania, sprawozdanie, wizyta u lekarza, nauka języka... Znajdź też czas na sport i wypoczynek – im intensywniej pracujesz, tym bardziej powinnaś dbać o siebie. Aby nie tracić czasu na codzienne zakupy, zrób listę posiłków na cały tydzień. Planujesz kupić meble? Zastanów się, które sklepy chcesz odwiedzić i w jakiej kolejności, co cię dokładnie interesuje i w jakiej cenie (nie będziesz trawić czasu na oglądanie rzeczy, których nie chcesz kupić). Dzięki temu stale kontrolujesz realizację zadania. Jeśli na drugi dzień masz dużo spraw do załatwienia, przygotuj się do tego wcześniej (spakuj strój do ćwiczeń czy potrzebne papiery). Absolutnie nie zostawiaj tego na rano! Określ też, ile czasu potrzebujesz na wykonanie jakiejś czynności. – Trzeba zostawić margines na sprawy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć – mówi Maciej Weinmann. – Inaczej to, że nie realizujemy planu, zrodzi frustrację.
Priorytety. Nie wszystkie zadania, które wpiszesz na listę spraw, są pilne. Zaznacz ważne i mniej ważne, a raczej pilne i niepilne. Skup się na priorytetach, ale w wolnej chwili planuj też zadania niepilne. Zrealizujesz je wtedy, gdy będziesz chciała, a nie musiała. Np. wizyta u dentysty... Nie czekaj, aż ząb zacznie boleć, szybciej (i taniej) wyleczysz małą dziurkę niż stan zapalny. Potworny ból wymaga działania natychmiastowego – a wtedy wszystko, co zaplanowałaś na ten dzień, legnie w gruzach.

Zadbaj o porządek
Specjaliści od gospodarowania radzą: "Uporządkuj swoje miejsce pracy". Bo brak porządku nie pozwala się skoncentrować na zadaniu. Posegreguj papiery: ważne trzymaj przed sobą, drugorzędne usuń z pola widzenia. Podobnie zrób w domu. Uporządkuj szafki w kuchni, wyrzuć przeterminowane makarony. Niech każda rzecz ma swoje miejsce – powiedz o tym domownikom, aby odkładali je właśnie tam. Przyprawy, które używasz na co dzień, miej pod ręką, resztę przechowuj w pojemniku (posegreguj je alfabetycznie). W przedpokoju wyznacz miejsce na klucze i rachunki. Dzięki temu na ich szukanie nie stracisz ani chwili.

I na koniec...
Pamiętaj, nie jesteś matką Polką, nikt nie wymaga od ciebie, abyś była doskonała. Dlatego:
Zlecaj zadania. Nie musisz wszystkiego robić sama. Do pracy zatrudnij domowników, również dzieci (na miarę ich umiejętności). Ty sprzątasz mieszkanie, a twój partner w tym czasie robi zakupy.
Proś o pomoc. Potrzebujesz więcej czasu na wykonanie jakiegoś zadania? Nie chcesz czegoś zrobić? Mów o tym! Nie pozbawiaj się szansy na spełnienie swoich pragnień.

Lepiej tego nie odwlekaj
Nigdy nie zostawiaj spraw na później! Jeśli zrobisz to raz, zaległości szybko zaczną się piętrzyć. Trudniej wtedy dotrzymać terminów, a i ty niepotrzebnie się dręczysz,
że czegoś nie zrobiłaś.
- Znajdź przyczynę. To, że jakieś zadanie ciągle spada na koniec listy spraw do załatwienia, może oznaczać, że po prostu czegoś się boisz. Może trudno przyznać się do błędu? Wstydzisz się poprosić kogoś o pomoc? Boisz się bólu, np. przed wizytą u dentysty, albo porażki czy odrzucenia przez innych. Jeśli już wiesz, z jakiego powodu coś odwlekasz, zastanów się, co może się stać w najgorszym wypadku. Sama stwierdzisz, że przecież to nic wielkiego (pamiętaj, strach ma wielkie oczy).
- Wyobraź sobie radość po wykonaniu zadania. Pamiętaj o tym uczuciu za każdym razem, gdy przyjdzie ci do głowy coś odwlec. Trudne zadanie lepiej wykonać od razu. I poczuj ulgę, że masz to już z głowy.
- Podziel projekt na kilka etapów. Zasada "dziel i rządź" to dobry sposób na zadania, które cię nudzą, albo gdy masz wrażenie, że cię przerastają. Łatwiej wykonać część, a później kolejną część... Pamiętaj o ustaleniu, w jakim terminie wykonasz poszczególne elementy.
- Obiecaj sobie nagrodę za wykonanie planu. Zrobię to i to, a potem pójdę na spacer, kupię sobie coś, obejrzę film. To zawsze działa!

Tatiana Audycka/ Mamo to ja

Uwaga! Powyższa porada jest jedynie sugestią i nie może zastąpić wizyty u specjalisty. Pamiętaj, że w przypadku problemów ze zdrowiem należy bezwzględnie skonsultować się z lekarzem!

SKOMENTUJ
KOMENTARZE (2)
/09.08.2007 16:31
Szkolenia - rynekszkolen.pl
/27.07.2007 10:58
Siedząc nad walizką pełną rzeczy do spakowania na wyjazd wyznaczam priorytety i planuję! Tym razem zabiorę tylko to, co potrzebuję! I będę mistrzynią organizacji ;)